Construir y mantener relaciones con clientes potenciales y actuales es lo más importante que puedes hacer como empresa. Pero sin un software CRM, hacer un seguimiento de tus clientes y clientes potenciales puede ser difícil, si no imposible.

Un software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) te ayuda a ti y al resto de tu equipo a estar al tanto de cómo se está comunicando la empresa con cada cliente y cliente potencial.

La satisfacción de los clientes depende en gran medida de cómo perciben el trato que reciben de tu empresa, por lo que tiene sentido contar con un sistema de seguimiento de las interacciones para garantizar que se les proporciona un mensaje personalizado.

Vamos a mostrarte cómo elegir el mejor software de CRM para tu empresa, de modo que puedas gestionar las comunicaciones de tu equipo de ventas, administrar los clientes potenciales y crear campañas de marketing personalizadas.

Vamos a ver lo que necesitamos saber antes de comprometernos con un software de CRM a través de diez áreas clave. Pero primero…

¿Qué es el software CRM y por qué es importante?

El software CRM permite a las empresas documentar y gestionar los datos y las interacciones de los clientes.

Por supuesto, hay cinco tipos diferentes de software CRM entre los que puedes elegir:

– Operativo: Te permite gestionar tu negocio basándose en los datos de los clientes que recopila.

– Analítico: Utiliza la visualización de datos para ofrecerte una mejor perspectiva sobre tus clientes y sus interacciones con tu empresa.

– Colaborativo: Te muestra cómo puedes interactuar con proveedores y distribuidores basándote en los datos compartidos de los clientes.

– Gestión de campañas: Combina aspectos de los CRM analíticos y operativos, se utiliza para ejecutar campañas de ventas o de marketing utilizando la información de contacto que has recopilado.

– Estratégico: Te permite utilizar la información que has recopilado sobre los clientes y las tendencias del mercado para tomar mejores decisiones empresariales centradas en el cliente.

Cómo elegir el mejor CRM para tu empresa

Independientemente del negocio que tengas, la gestión de las relaciones con los clientes es vital para su éxito. Y, sin lugar a dudas, la mejor manera de gestionar esas relaciones es con un software CRM.

El software de CRM te ayuda a fortalecer tus relaciones con los clientes y clientes potenciales, a identificar nuevos productos e incluso a generar nuevos clientes potenciales.

Pero, ¿Cómo elegir el mejor software de CRM para tu empresa?

No faltan opciones de CRM disponibles y puede ser realmente difícil encontrar el adecuado. Tu negocio es único, ¿verdad? Es lógico que el CRM adecuado para ti dependa de tu sector, del tamaño de tu empresa y de otros factores.

Te vamos a explicar diez factores importantes que debes tener en cuenta al evaluar tus opciones de software de CRM:

1.Características y necesidades empresariales

Tu negocio y tus necesidades empresariales son únicos. Esto significa que necesitas una solución de CRM con las características que se adaptan a tu negocio y a lo que quieres conseguir.

El software de CRM a menudo viene con toneladas de funciones y características que atraen a una amplia gama de empresas. Y, en la mayoría de los casos, tienen un precio acorde a su estructura.

Pero, ¿y si no necesitas muchas de las funciones incluidas? O, ¿Qué pasa si no las necesitas ahora mismo, pero lo harás cuando crezcas?

Lo que necesitas es un software de CRM que ofrezca diferentes opciones que puedas utilizar (y pagar) a medida que crezcas, en lugar de ofrecerte todo lo que podrías necesitar para dirigir una empresa del Ibex 35 nada más empezar.

2.Coste

¿Dispones de un par de miles de euros al mes para pagar un software de CRM? Si es una empresa nueva o una pequeña empresa, probablemente la respuesta sea no.

Por lo tanto, si ese software de CRM está fuera de tu presupuesto, no es necesario que lo consideres más.

En su lugar, concéntrate en encontrar el mejor software de CRM que pueda satisfacer las necesidades de tu empresa y que no te cueste más de lo que puedes pagar.

Si estás intentando reducir costes, puede que un software de CRM «todo en uno» que incluya la automatización del marketing y la atención al cliente sea la opción adecuada para ti.

También debes fijarte en el modelo de precios del CRM. Si tienes pocos recursos, es posible que tengas que pagar mes a mes, así que, si el CRM que estás mirando no ofrece pagos mensuales, sigue buscando otras opciones.

También hay que tener en cuenta los costes ocultos. Por ejemplo, un servicio de CRM puede ofrecer ciertas características por un precio que parece correcto, pero luego descubres que cobran una cuota de mantenimiento mensual basada en el número de contactos que tienes.

De repente, esa solución asequible se convierte en un pozo sin fondo de dinero fuera de control.

3.Basado en la nube o en las instalaciones

¿Quieres un CRM basado en la nube con gran movilidad o solo permitir su uso in situ? Ninguna de las dos opciones es perfecta.

Con el software CRM basado en la nube, no tienes que mantener un servidor ni tener conocimientos técnicos. Solo tienes que conectarte desde un navegador y ya está listo para funcionar. Toda la información se aloja en el servidor del proveedor, lo que significa que tienes acceso a ella estés donde estés.

Bueno, dondequiera que estés con una buena conexión a Internet.

Con el software CRM basado en la nube, tienes que estar conectado para que funcione. Eso significa que, si tu conexión a Internet se cae, no podrás acceder a la información de tus clientes.

Con el software CRM in situ, adquieres el software y lo cargas en tus ordenadores o servidores locales. Aunque esto probablemente signifique que no hay gastos de suscripción continuos, necesitarás tener acceso a personal de TI en caso de que algo vaya mal. Elije un software de CRM que sea flexible y pueda crecer con tu negocio.

4.Flexibilidad e integración

Tu software de CRM debe ofrecerte una visión completa de tus clientes (tanto pasados como presentes) y clientes potenciales, incluyendo información de contacto, datos demográficos, los que han comprado y los márgenes de beneficio.

Estos datos son importantes a la hora de crear nuevas campañas de marketing. Puedes utilizarlos para crear mensajes altamente segmentados para sus páginas de destino, campañas de marketing omnicanal, marketing por correo electrónico, para puntuar y calificar nuevos clientes potenciales, etc.

Por ello, querrás asegurarte de que el software de CRM que elijas sea compatible con los sistemas de marketing que ya utilizas.

Si hay una integración que no funciona para una solución de CRM que por lo demás es perfecta, busca en plataformas de terceros como Zapier e IFTTT para ver si hay una manera fácil de crear esa última integración.

Recuerda, tu solución de CRM no va a ser un sistema independiente: necesitas trabajar con las herramientas que ya utilizas para ayudarte a agilizar tus esfuerzos de marketing.

Las integraciones que debe buscar pueden ser de todo tipo:

– Software de contabilidad y recursos humanos.

– Plataformas de facturación y comercio electrónico.

– Software de generación de clientes potenciales.

– Proveedor de marketing por correo electrónico.

Además de las integraciones y la compatibilidad, querrás asegurarte de que es fácil introducir la información de tus contactos en el nuevo CRM. Comprueba si puedes importar y exportar datos desde el CRM que estás considerando.

5.Facilidad para el usuario y first mobile

Si tu CRM no es de fácil usabilidad por las personas que necesitan usarlo donde lo necesitan, no tiene ningún valor.

Es cierto que el software de CRM suele ser muy complejo; al fin y al cabo, hace un seguimiento de toda la información e interacciones de tus clientes y clientes potenciales.

Por eso, algunos programas de CRM tienen una curva de aprendizaje muy pronunciada.

Busca un software de CRM que sea intuitivo y ofrezca una interfaz sencilla y fácil de usar. Si el software es demasiado difícil de aprender y utilizar, algunos de sus empleados se darán por vencidos y simplemente se negarán a utilizarlo.

Esto reduce la alineación, la eficiencia e incluso la integridad de los datos.

Además de la facilidad de uso, tienes que elegir un CRM que sea apto para móviles. Es probable que tu equipo se reúna con personas cara a cara o que reciba llamadas desde lugares que pueden no ser su oficina, ¿verdad?

Elije un software de CRM que facilite el uso de tu equipo cuando no estén en su escritorio. Esto podría significar una solución basada en la nube o un software CRM in situ que ofrezca una fácil sincronización.

6.Prueba del CRM

No te comprometas con un CRM antes de tener la oportunidad de probarlo. Y, cuando lo pruebes, intenta romperlo, ya que debes asegurarte de que el software de CRM que elijas resistirá todo lo que le eches, así que ¡no tengas piedad!

Si te tomas el tiempo de probar el software a fondo por adelantado, tendrás menos sorpresas sobre su funcionalidad una vez que lo utilices para tu negocio.

7.Formación y asistencia técnica

¿Qué sucede después de comprar este software de CRM en particular? ¿Tienes que configurarlo tú? ¿Te ofrecen formación o asistencia técnica? ¿Qué implica esto?

Afortunadamente, la mayoría de los CRM actuales son bastante sencillos. Si solo estás utilizando las funciones básicas, probablemente puedas hurgar y empezar a entender cómo utilizarlo.

Pero si utilizas un software de CRM con múltiples departamentos e integraciones, necesitarás formación y asistencia.

8.Específicos del sector

Tu industria también puede marcar la diferencia en cuanto a qué software de CRM es mejor para tu negocio. Si estás en una industria especializada, querrás comprobar los CRM específicos de la industria que existan.

Encontrar un CRM adaptado a tu sector en una empresa con personal experto en el mismo puede ahorrarte mucho tiempo. Además, podrás obtener los beneficios de tu software de CRM antes.

9.Características del GDPR

Si te encuentras en la UE, es vital que la funcionalidad GDPR esté integrada en tu software CRM. Esto te ayudará a gestionar los datos de los clientes de forma más eficiente y te evitará problemas a la hora de crear nuevas campañas de marketing.

¿Qué incluyen las funciones del GDPR?

Para empezar, tienes que poder eliminar clientes de su base de datos a petición suya y enviarles una confirmación que han sido eliminados.

También debes tener la capacidad de enviar un informe de los datos que almacena sobre un cliente si este lo solicita. No se trata de una declaración general de «recopilamos cookies», sino de un informe para cada cliente, de forma individual, que detalle la información que tienes sobre él.

Encontrar un software de CRM que ofrezca una solución de un solo clic para este tipo de solicitudes te ahorrará mucho tiempo, ya que no tendrás que eliminar manualmente los datos de tus clientes de múltiples bases de datos utilizadas por todos tus departamentos. Sin funciones que aborden específicamente los problemas del GDPR, te arriesgas a no cumplir con la normativa.

10.Escalabilidad y agilidad

Es seguro que quieres que tu negocio crezca con el tiempo, ¿verdad? Eso significa que necesitarás una solución de CRM que pueda crecer con usted.

Incluso si el crecimiento no es tu objetivo final, querrás hacer que tus procesos empresariales sean más eficientes. El CRM adecuado también puede ayudarte en este sentido.

Encontrar un software CRM que sea escalable y ágil no es difícil. Solo tienes que saber si la solución de CRM puede actualizarse y si es adaptable para ajustarse a diferentes necesidades empresariales.

Encontrar un software de CRM que sea adecuado para tu negocio ahora y en el futuro puede ser un acto de equilibrio, pero considera cómo podría ser tu negocio dentro de unos años. Si el CRM es capaz de adaptarse a tu visión de futuro y, al mismo tiempo, te ofrece las funciones que necesitas ahora, es un software que se puede conservar.

Tu sistema de gestión de las relaciones con los clientes desempeña un papel muy importante en el éxito de tu empresa. Y, sin importar el tamaño de tu empresa, tu industria o tu presupuesto, hay un software de CRM que es adecuado para ti.

Si comprendes las áreas clave que hemos tratado aquí, estarás en camino de elegir el mejor software de CRM para tu empresa.

Una vez que hayas encontrado el software de CRM adecuado para facilitar la gestión de tus clientes y clientes potenciales, probablemente querrás generar aún más clientes potenciales para mantener tu embudo de ventas lleno.

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